Знакомство секретаря с предприятием

Семинар-практикум "Успешный секретарь" (Санкт-Петербург). Все Тренинги .ру

знакомство секретаря с предприятием

Секретарь должен очень хорошо знать структуру предприятия, функции отделов, .. Представление и знакомство в процессе делового общения. Секретарь входит в перечень профессий, которые всегда будут на любом уважающем себя предприятии обязательно присутствует данная должность. полезные знакомства, что в дальнейшем может помочь строить карьеру. Организация договорной работы на предприятии Заводить деловое знакомство, не протянув визитки, «с пустыми руками», сегодня считается чуть ли.

Главный инженер предприятия обычно считается правой рукой директора, а заместитель по коммерции — левой, но когда отсутствует секретарь — директор и вовсе без рук. Руководитель, его стиль управления и секретарь 3. Взаимоотношения с руководителем Общение с начальником — неотъемлемая часть работы секретаря-референта.

При этом секретарю следует учитывать особенности характера руководителя, его привычки, знать его требования. Секретарь приходит на работу до руководителя. К приходу руководителя секретарь должен проверить, все ли в порядке в кабинете, подготовить необходимые документы, канцелярские принадлежности, проверить работу компьютера и оргтехники.

Кабинет должен быть проветрен и убран. Иногда для хорошего настроения руководителю с утра необходимы чашка горячего кофе или чая и проветренный кабинет. Эта работа не потребует значительного времени. Вам хватит и 10 минут. Но тем самым вы сможете повлиять на настроение начальника на целый рабочий день. Помните, что это вы делаете не только для начальника, но и для. Помните, что настроение начальника во многом зависит от мелочей.

Никогда не следует обсуждать своего руководителя, как бы вы к нему ни относились. Не нужно выяснять отношения с клиентами, шефом, коллегами, не переносите свои неприятные домашние эмоции в офис, ваше настроение не должно негативно влиять на других, плохое расположение духа не переносите на отношения с людьми на работе. Очень важное правило — нельзя путать деловые отношения и личные. Отношения секретаря и руководителя уже стали темой не одного десятка анекдотов.

Однако многим секретарям порой бывает не до смеха, да и начальникам. В нашей стране так повелось, что отношения секретаря и начальника часто подразумевают не только деловые отношения. Это связано с тем, что женщины и мужчины имеют различные представления о допустимых нормах общения, о сексуально направленном поведении.

Секретарь руководителя - Умный Саратов

Часто обычное доброжелательное поведение женщины воспринимается мужчиной как приглашение к ухаживанию. Хорошее настроение и легкий, ни к чему не обязывающий флирт могут расцениваться как призыв к более свободным отношениям. Именно поэтому мужчины так любят обвинять женщин в провокационном поведении.

Очень часто приходится слышать в разговоре двух секретарей вопрос: Профессионализм, компетентность женщины как потенциального работника рассматриваются только в случае положительного ответа. Чтобы не попасть в двусмысленную ситуацию, необходимо придерживаться некоторых правил поведения на работе: В некоторых случаях мужчина может понять, что с вами не стоит вести себя подобным образом, и оставит вас в покое.

Постарайтесь стать незаменимой для руководителя в его профессиональной деятельности, и тогда он, возможно, не будет проявлять к вам повышенный интерес как к женщине в опасении потерять профессионального работника. Помните, что намного труднее найти профессионального секретаря, чем девушку для развлечений. При взаимоотношениях с руководителем хотелось бы обратить внимание на рассмотрение такого вопроса как общение с разгневанным шефом.

Как гласит народная мудрость лучше предупредить болезнь, чем потом её лечить. Так и с начальником. В кабинете и на столе руководителя не должно быть ничего лишнего, отвлекающего внимание, затрудняющего целенаправленную работу.

Секретарь убирает со стола все материалы, которые не требуются в течение трудового дня для работы Правда, целесообразно помнить, что для интроверта ориентированного вовнутрь, любящего работать в одиночестве важно организовать рабочее место так, чтобы все необходимое было под рукой. А вот для экстраверта, хотя мы часто об этом забываем, нет необходимости в скрупулезной организованности и порядке на рабочем месте. Интерес к окружающему, потребность в новых впечатлениях, двигательная активность не позволяют ему усидчиво, не отвлекаясь, трудиться, соблюдать строгий порядок на рабочем месте.

Он в нем и не нуждается. Синий цвет способствует размышлениям, не раздражает, снижает давление. Черный цвет настраивает на официальные отношения, угнетает нервную систему. Красный и оранжевый создают ощущение теплоты в помещении.

Предмет, окрашенный в белый цвет, кажется значительно легче черного, имеющего тот же вес. Мелькающий цвет отрицательно влияет не только на зрительную функцию, но и на нервную систему человека, на функцию сердца и сосудов. Люминесцентное освещение лучше для зрения и нервной системы, чем лампы накаливания. Поэтому цветы на подоконники ставить не следует. Место для цветов — простенки между окнами.

Если в кабинете тесно, целесообразна желтая мебель и желтые обои. А потолок лучше покрасить голубым, он будет казаться более высоким.

И, наконец, квалифицированный секретарь знает, что при неуравновешенности и слабости нервной системы шефа яркий свет может оказаться помехой в работе. Люди со слабой нервной системой нуждаются в нормальном освещении без отклонений в ту или иную сторону. Шум не должен превышать 65, максимум 75 децибел. Очевидно, что сохранение нормальных условий для работы руководителя предупреждает его нервные вспышки, помогает сохранять необходимое для работы и нормальных отношений с людьми спокойствие.

Вопросы деловой этики и социальной ответственности должны заботить секретаря в такой же степени, как и вопросы эффективной работы организации. Поведение человека во многом зависит от его темперамента. Основные особенности темперамента — сензитивность, реактивность и активность. Сензитивность — это наименьшая сила внешних воздействий, необходимая для возникновения реакции человека.

Реактивность — сила, с которой люди эмоционально реагируют на внешние и внутренние воздействия. Активность — степень воздействия человека на внешний мир, его способность преодолевать препятствия на пути к достижению цели. Большинство руководителей в нашей стране имеют холерический темперамент сильный, уравновешенный, подвижный, нередко называемый безудержным. А холерик характеризуется низкой сензитивностью и высокой реактивностью и активностью.

Он часто повышает голос, обычно нетерпелив, вспыльчив, страстен, случается, бывает грубым, несдержанным. Лучшее средство успокоить холерика, как и представителя любого темперамента — движение. Физическая нагрузка ведет к разрядке неприятных чувств. Если позволяют отношения, сложившиеся с шефом, очень хорошо попросить его помочь передвинуть стол, ввернуть якобы перегоревшую лампочку, принести воды из мужского туалета, так как в женском — воду перекрыли. Одним словом, заставить шефа подвигаться.

знакомство секретаря с предприятием

Можно, предварительно договорившись с близкими начальнику людьми, женой, дочерью, другом и попросив их держать договор в тайне, в случае сильного возбуждения шефа позвонить ему и отвлечь разговором. Часто психологическими приемами успокоения взволнованного, возбужденного человека являются психологические механизмы дезактивации, смены мизансцены и неадекватного реагирования. Смена мизансцены — изменение ситуации. Если программу проведения переговоров, составленную вами, несколько раз просил переделать начальник без указания веских замечаний, попробуйте вставить в неё какое-нибудь нелепое мероприятие, тогда критика начальника сосредоточится на именно на этой её части и изменив её вашу программу утвердят.

Неадекватностью реагирования пользуются значительно чаше рассмотренных приемов. Когда руководитель повышает голос, разговаривать с ним надо подчеркнуто тихо. Когда начинает говорить быстро — в медленном темпе. Когда начинает грубить — подчеркнуто вежливо.

Если шеф постоянно грозен, делает замечания по поводу и без повода, целесообразно научиться избавляться от упреков, доставляющих Вам беспокойство. Приучите себя избавляться от беспокойства на 2 — 3 секунды, так как избавиться от волнения вообще в такой ситуации обычно не удается. Избавиться от взволнованности, смятения на короткий срок нетрудно, но очень эффективно. Квалифицированный секретарь знает, что он и сам является генератором настроения своего шефа.

От его стиля работы, поведения и внешнего вида во многом зависит самочувствие руководителя. А, значит, необходимо, выходя на работу, особенно тщательно следить за своей одеждой, обувью, прической, макияжем и, в первую очередь, настроением. Неотъемлемые черты квалифицированного секретаря — оптимизм, подтянутость, бодрость. На работе недопустимо иметь печальное лицо или рассказывать о своих неудачах, тяжестях жизни.

Квалифицированный секретарь всегда отличается своей опрятностью, аккуратностью, умением одеваться с учетом традиций организации, в которой работает, и с правилами, которые диктует конкретная деловая ситуация. Важнейшая задача секретаря — быть исполнительным.

Помнить, что задачи, поставленные шефом, не обсуждаются, а выполняются. Не следует доказывать ненужность какого-нибудь документа или несправедливость замечания. Занятый руководитель быстро устает от такого секретаря.

И никогда не забывайте, что ему проще заменить секретаря, чем объяснять необходимость каждого своего действия. Как бы ни казалось Вам неправильным, ошибочным требование старшего, нельзя начинать разговор с ним с отказа выполнить распоряжение, решить поставленную задачу.

Следует постепенно в ходе работы подвести руководителя к отрицательному ответу. Но еще лучше, если Вы поможете ему самостоятельно принять правильно решение, тактично убедив, что эту проблему можно решить только в более поздние сроки или ее целесообразно поручить другому лицу и спокойно объясните.

В случае необходимости междугородний телефонный звонок, заплакавшая старушка-проситель извинитесь и возможно спокойнее попросите разрешения отвлечься у шефа. Не следует спорить с начальником, даже если он ведет себя некорректно. Но через день-два в спокойной обстановке попросите его не допускать несправедливых упреков в свой адрес и неподобающего тона разговора. Но при этом не надо надеяться, что Вас сразу поймут и согласятся с Вашими замечаниями.

Хорошо подготовьтесь и очень вежливо приведите убедительные аргументы и доказательства, опираясь на существующие нормы этики. В то же время, чувствуя хотя бы частичную справедливость критики, проявите самокритичность: Слушая критику, сидите прямо, не расслабляясь, но и без напряжения.

Расслабленность, напряжение отрицательно влияют на мозг, мешая внимательно слушать, и еще больше возмущают собеседника, заставляя его думать, что Вы безразлично относитесь к его словам.

Прервать возбужденного начальника можно комплиментом. Но лесть при этом недопустима. Отметить можно только то, что действительно характерно для начальника. Можно отметить его помощь: Руководителю-женщине можно сказать об ее безупречном вкусе, о красивой при ческе, платье, украшениях.

Отметить, что не только коллеги-женшины, но и мужчины учатся у нее деловитости, отношению к людям.

Отраслевые особенности в работе секретаря

В день рождения отметить, что он выглядит значительно моложе своих лет. Оказание эффективной помощи в рамках служебных полномочий. Подготовка командировок руководителя Важное место в работе секретаря занимает организация деловых поездок руководителя. В чем же заключаются функции секретаря по подготовке к поездке руководителя и специалистов?

Секретарь подбирает всю необходимую для командировки информацию, в том числе доклады или рефераты для конференции или совещания, справки, договоры и. Секретарь печатает программу командировки с указанием организаций и лиц, с которыми должен встретиться руководитель или специалист, а также времени, на которое назначены встречи или мероприятия. Копию такой программы секретарь обязательно должен оставить у себя, иначе он не сможет при необходимости оперативно связаться с руководителем.

Предварительная программа готовится секретарем совместно с руководителем и может содержать следующую информацию: Никогда нельзя знать заранее, какой по счету звонок принесет вам выгодный контракт или ценную информацию.

Убедитесь в точности сведений, которые намерены сообщить. Если у вас нет полной уверенности, лучше перепроверить. Практически невозможно восстановить доверие к фирме, если клиент преодолел долгий путь до вашего офиса и обнаружил, что вы не располагаете теми сведениями, о которых ему сообщили.

Сделайте так, чтобы информация, переданная в чье-либо отсутствие, дошла до адресата. Хотя организовать обмен информацией через третьих лиц непросто, это окупается сторицей. Надо следить за своей дикцией не чмокать, пришепетывать и.

знакомство секретаря с предприятием

Если вы говорите с акцентом, постарайтесь говорить отчетливее. Избегайте привычки зажимать микрофон рукой, чтобы что-то сказать коллегам — клиент может услышать. Если ваш партнер или клиент высказывает по телефону жалобу, не говорите ему: Если вы так скажете, вы уроните репутацию фирмы и не поможете клиенту в решении его проблем. Поэтому дайте ему выговориться до конца; выразите сочувствие, а если виноваты вы, извинитесь; запишите его имя и телефон, номер заказа или другие данные.

Если вы обещали ему перезвонить, сделайте это как можно скорее, даже если вам не удалось решить проблему к назначенному сроку. А это можно использовать для деловых контактов и роста бизнеса. Существуют выражения, которых следует избегать при телефонных разговорах, чтобы о вашей фирме не сложилось превратного представления. К такого рода телефонным табу, в частности, относятся: Никакой другой ответ не может подорвать доверие к вашей фирме столь быстро и основательно. Прежде всего, ваша работа заключается в том, чтобы знать — именно поэтому вы занимаете свое место.

Если же вы не в состоянии дать ответ вашему собеседнику, лучше сказать: Если это действительно так, ваш потенциальный клиент обратится к кому-то еще, и весьма вероятно, что новый его разговор сложится более удачно. Рекомендуется всегда в первую очередь сосредоточиваться на том, что вы можете сделать, а не на обратном.

Ваш клиент вам ничего не. Формулировка должна быть гораздо мягче: Скажите вашему собеседнику что-то более похожее на правду: Каждую фразу, содержащую несогласие с собеседником, следует тщательно обдумывать. Например, для отказа клиенту, требующему денежного возмещения за некачественный товар, подходит объяснение типа: Даже беглое знакомство с теорией телефонных переговоров, как показывает практика, увеличивает эффективность работы служащих и одновременно повышает уровень их удовлетворенности собственной работой — с вежливыми людьми приятно разговаривать.

Очень ценно для фирмы, когда профессиональный опыт сочетается в ее работниках с хорошей техникой установления человеческих контактов. Если отношения с клиентом хорошие и ему приятно иметь дело с вашей фирмой, можно считать, что сделка совершена.

На фирму звонит большое количество потенциальных клиентов или партнеров, и от манеры ведения беседы зависит заключение сделки. Если звонивший, не представившись, сразу пускается в объяснение своих запросов, вежливо поинтересуйтесь его именем, названием и телефоном фирмы и лишь затем продолжайте беседу.

Постарайтесь не принимать заказов от непредставившихся собеседников, не сообщать им какую-либо информацию. Вы можете, например, не понять, что говорите с крупным покупателем, который имеет право на скидку, и предложить ему твердую цену без скидок, потеряв таким образом выгодный заказ. Некоторые покупатели очень точно определяют свои запросы: Другим необходимо помочь, чтобы выразить свои требования. Уяснив запросы клиента, вы начинаете убеждать его в преимуществах вашего изделия.

Если клиент позвонил специально, чтобы сделать заказ, ваши аргументы нацелены на увеличение объема закупки, расширение ассортимента товара или сбыта сопутствующих изделий.

Если клиент интересуется лишь предварительной информацией, ваша задача — убедить его начать дело с пробной закупки.

Очень важно умело завершить разговор по телефону. Вежливо подведите клиента к принятию решения. Пойдите ему навстречу, к примеру: Перед окончанием разговора назовите цену, обосновав ее возможными дополнительными преимуществами, предоставляемыми фирмой. Цена будет выглядеть привлекательной и разумной.

Вы собираетесь звонить на фирму, с которой ранее не сотрудничали. Ваша цель — узнать, кто принимает решения о закупках, выяснить его потребности, представить свою фирму и предложить свои услуги или товары.

Для того чтобы добиться успеха, надо продумать прежде всего, кому звонить. Нужно составить список источников информации, необходимых вашей фирме и облегчающих поиск деловых контактов. Это могут быть центральные и местные издания, коммерческие и технические справочники, ваши прежние партнеры, клиенты и тд.

Затем надо выработать план действий, найти нужный номер телефона. Начать лучше с секретаря фирмы, спросив, как зовут того, кто может решить ваш вопрос. Если вас спросят, откуда вы, отвечайте честно; если вы издалека, можно назвать только город. На вопрос о предмете вашего разговора постарайтесь только обозначить примерную тему. Избегайте обсуждения своего дела и не заводите разговора по существу, как бы хорошо с вами ни разговаривали, какую бы помощь вам ни обещали.

Разговаривайте только с тем, кто принимает решения. Впрочем, сначала нужно добиться от секретаря обещания помочь поговорить с шефом. Это делается примерно так: Могу д переговорить с N? Не могли бы вы сказать, когда он появится? Он здесь, но у него переговоры. Могу ли я чем нибудь помочь?

Это несколько сложно, я хотел бы у него кое-что узнать. Может быть, мне лучше ему перезвонить во второй половине дня или завтра утром?

Да, лучше во второй половине дня. Когда вас соединят, надо представиться, сообщить название фирмы и область ее деятельности. После этого задать вопросы, которые вы заранее заготовили. Очень важно начать разговор без напряжения. Для этого необходимо связать каждый последующий вопрос с предыдущим, как при обычной беседе.

Из ответов нужно быстро выделить информацию о потребностях клиента. Даже если он говорит, что уже договорился с другой фирмой, ему требуются какие-то услуги.

Book: 500 советов секретарю

Если вы можете их предоставить, у вас есть шанс сделать предложение. Здесь вы должны перейти к следующему этапу беседы — убеждению. Расскажите о своей фирме и ее услугах. Надо убедить клиента в том, что вы выполните свои услуги в строгом соответствии с требованиями. Расскажите о выгодах от работы с вами. Иногда приходится звонить клиенту повторно и даже несколько.

Здесь нужно запомнить несколько правил преуспевающего бизнесмена: Телефонный разговор оживляют изменение тембра, силы и высоты голоса, правильно расставленные паузы. Большое значение имеют также динамичность и ритм беседы. Секретарь должен быстро отвечать на все вызовы, говорить любезным тоном, во время разговора делать разборчивые пометки. Чтобы собеседник без труда понимал, что ему сообщают, надо медленно говорить в микрофон телефонной трубки, слова произносить четко, голос использовать во всем его разнообразии, резко не кончать разговор.

Итак, все вопросы решены и можно произносить заключительные слова, которые обычно зависят от результата только что прошедшего обсуждения. В соответствии со сложившимися правилами телефонного этикета мужчина опускает трубку после того, как ее положила женщина; молодой человек не должен кончать разговор раньше старшего по возрасту и положению. Незнание или несоблюдение известных приемов общения с помощью телефона часто приводит к избыточности заключительных реплик и затягивает время разговора.

Работа с телефонограммами Телефон и факс активно используются секретарем для передачи информации и ее получения. В отличие от телефонной связи-диалога, телефонограмма является монологом.

Телефонограмма как вид документальной речи позволяет обращаться к ней неоднократно, как к информационному и юридическому источнику. Телефонограмма — обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста передается по телефону или факсу и записывается получателем.

При передаче телефонограмм следует придерживаться следующих рекомендаций: Передавать краткую и срочную информацию; 2. Проверять правильность записи повторным чтением; 3. Не передавать логически сложные тексты; 4. Не использовать трудно выговариваемые и редко употребляемые слова; 5. Слова, которые плохо воспринимаются на слух, передавать с помощью разбивки по буквам; 6. Текст не должен включать более 50 слов; 7.

Телефонограмма должна быть датирована и подписана лицом, от имени которого она передается; 8. Если телефонограмма передается нескольким адресатам, то к ней прилагается список учреждений адресатов и номера телефонов, по которым она передается. После приема телефонограммы секретарь должен ознакомить с ее содержанием руководителя и сотрудников, которым предназначена полученная информация.

Как правило, телефонограммами передают приглашения на совещания, заседания и. Составляется телефонограмма в одном экземпляре, подписывается руководителем или ответственным исполнителем. В настоящее время такой вид деловой переписки, как телефонограмма, приобретает все большее распространение, становится конкурентом другим видам связи. Преимущество телефонограммы по сравнению с деловым письмом заключается в возможности ускорить доставку информации, оставаясь при этом так же как и письмо, юридически правовым документом.

Там, где требуется более пространный и исчерпывающий текст информации, телефонограмма предпочтительнее даже телеграммы. Поскольку телефонограмма имеет юридическую силу, она обладает преимущественным правом пользования по сравнению с телеграммой и телефонным разговором, несмотря на его двустороннюю связь.

Телефонограмма сдается в архив. Сроки хранения телефонограмм те же, что и сроки хранения служебных писем. Телефонограмма состоит из формуляра и собственно текста. Из формуляра можно узнать: Эта информация необходима для каждой деловой телефонограммы, так как она обрамляет основной текст.

Телефонограмма-ответ, кроме указанных реквизитов, обязательно должна содержать номер и дату отправления того письма или телефонограммы, которое послужило поводом для диалога. С этих данных обычно начинается текст телефонограммы: Такое построение телефонограммы обусловлено организацией современного делопроизводства, при котором всякая телефонограмма проходит сложный путь и ориентирует на разную глубину прочтения.

На крупных предприятиях вначале она попадает к лицу, ответственному за регистрацию входящих и исходящих документов, для которого важны отправитель и дата отправления. В тех случаях, когда в адресе указано непосредственно лицо, которому адресована телефонограмма, она поступает к лицу, осуществляющему реферирование, сортировку и подбор документов, и, наконец, к адресату, обязанному детально ознакомиться с этим документом.

Если в телефонограмме отсутствуют указанные выше реквизиты элементыона не имеет юридической силы. Заголовок к телефонограмме не требуется. Требования к составлению служебной документации регламентируются ГОСТом 6. Телефонограмма, как и всякий официальный документ, отражает характер деловых отношений в производственной сфере.

К счастью, профессия всегда востребована, потому легко можно найти подходящий для себя вариант с хорошей зарплатой. Работа секретарем не предусматривает командировок и не слишком обременительна, потому можно параллельно учиться и получать второе высшее образование.

Должность предусматривает работу со всеми сотрудниками предприятия, секретарю легче продвинуться по службе на предприятии. Как только в одном из отделов появится вакансия, при наличии соответствующего образования, секретарь может получить повышение. Минусы профессии Преимуществ у должности немало, однако все же не всем людям эта работа подходит в силу своей специфики.

К недостаткам профессии относят: Секретарь не имеет право плохо выглядеть, даже если в личной жизни проблемы или не удалось выспаться.

Обычно на должность берут красивых девушек, которые заботятся о своем внешнем виде. Причина проста, руководитель думает о том, чтобы в приемной сидела доброжелательная и милая девушка, которая понравится посетителям и займет их непринужденным разговором, пока руководитель занят. Потому несмотря на обилие проблем, нужно постоянно улыбаться и оставаться доброжелательной.